L'inventaire de la collection "Ceramelli Papiani" a été organisé en base de données et il est possible de rechercher à travers les noms de 8000 familles toscanes et d'obtenir des informations généalogiques et héraldiques (armoiries) tirées de sources archivistiques conservées aux Archives Nationales de Florence et dans des centres d’archives ou bibliothèques de la région.
Cette collection est le résultat de plusieurs années de travail, non seulement celui d'Enrico Ceramelli Papiani (1896-1976) qui a réuni les documents mais aussi celui de l’archiviste Piero Marchi, qui a réalisé son classement intégral et sa publication dans la série "Publications des Archives de l'Etat" en 1992. Chaque fiche descriptive des armoiries des familles toscanes a été indexée et associée aux images numérisées de leurs armoiries. Les notices sont accompagnées d'un appareil critique, lorsqu'il existe, qui rend compte des motivations historiques et/ou généalogiques qui justifient la présence de certains éléments dans le blason et ses variantes : concessions, brisures, admission au "peuple florentin", à la citoyenneté, anoblissement… Un dictionnaire des termes héraldiques et une riche bibliographie documentent la collection.
Il est possible d’afficher les 8 965 noms de famille par ordre alphabétique mais aussi d’utiliser le moteur de recherche qui propose plusieurs possibilités : recherche libre, nom de famille, description du blason, lieu... Chaque fiche comprend 6 champs :
Numero fascicolo - numero d’ordre du fascicule ordine de la Raccolta Ceramelli Papiani ;
Nome famiglia - nom de famille en lien avec le blason ;
Blasone - blason : description héraldique des armes de la famille et ses variantes ;
Luogo- lieu : lieu ou circonscription territoriale ou résidence de la famille ;
Notes : appareil critique ;
Presenza immagini- Présence d'images : intégration d'images numérisées issues de différents fonds archivisitiques.
La base de données, en langue italienne, est hébergée par les archives de Florence, Archivio di Stato di Firenze