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Dossier Archives de l'archéologie française à l'étranger

Regards croisés sur la gestion des archives administratives au sein des Écoles françaises d’Athènes et de Rome

Emmanuel Turquin et Anne Rohfritsch
p. 9-12

Texte intégral

Introduction

  • 1 Décret n° 2011-164 du 10 février 2011 modifié relatif aux écoles françaises à l’étranger, art. 2 : (...)
  • 2 Code du patrimoine, art. L211-4 : « Les archives publiques sont : a) Les documents qui procèdent de (...)

1Fortes de plus de cent quarante ans d’activités, les Écoles françaises d’Athènes (Efa) et de Rome (Efr) disposent aujourd’hui d’un riche patrimoine archivistique qui s’est constitué au cours d’une histoire institutionnelle relativement stable (Radet 1901 ; Étienne 1996 ; Valenti 2006 ; Gras 2010 ; Gras & Poncet 2013). La mise à disposition de ce patrimoine auprès des chercheurs est inscrite dans les missions statutaires des deux établissements1. Les archives qui y sont produites sont des archives publiques telles que définies par le Code du patrimoine français2. Elles sont placées sous le contrôle scientifique et technique du service interministériel des archives de France représenté, pour les écoles françaises à l’étranger, par le chef de la mission des archives et du patrimoine culturel du ministère de l’Éducation nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (Menesr).

Un patrimoine archivistique construit autour de la dichotomie scientifique/administrative

  • 3 « Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou repla (...)

2Les archives produites dans les deux écoles reflètent aussi bien leurs activités scientifiques (archives de terrain, études) que leurs évolutions institutionnelles et leur fonctionnement (archives administratives) depuis la seconde moitié du xixe siècle. Les archives scientifiques, considérées comme la matière noble, ont fait l’objet de traitements quasi systématiques dès les années 1970 à Athènes, 1980 à Rome. Dans les deux écoles, elles ont été classées par type de document, suivant une logique principalement géographique, pour répondre aux besoins immédiats des chercheurs (Pottet-De Boel & Mulliez 2007), allant ainsi parfois à l’encontre du principe du respect des fonds (Direction des archives de France 2002)3. Malgré des cadres de classement construits autour de la dichotomie entre archives scientifiques et archives administratives, la frontière entre ce qui relève des unes et des autres est également floue. Les premières peuvent contenir des documents administratifs, et inversement. Cette imbrication s’explique par la nature même des producteurs et de leurs activités : par exemple, les personnels scientifiques des écoles françaises à l’étranger (directeurs, membres) ont pu assurer jusqu’à la seconde moitié du xxe siècle des fonctions administratives (secrétariat général, comptabilité) ; les responsables des missions scientifiques assurent par ailleurs la gestion administrative et financière des activités de terrain.

3La majeure partie des archives scientifiques de l’Efa ne remonte pas au-delà de l’époque des grandes fouilles de Delphes (1892-1903) et de Délos (1904-1914), tandis que celles de l’Efr se sont surtout développées à partir de 1946, avec l’ouverture des deux grands chantiers de Bolsena et Mégara Hyblaea en Italie. À Athènes, sont ainsi conservés :

  • 4 Voir la base « Archimage » [http://archimage.efa.gr/accueil] qui propose une sélection de plus de 5 (...)

– une collection de documents photographiques et graphiques4 constituée dans les années 1970. Elle comprend plus de 636 000 clichés, près de 52 000 plans, relevés topographiques ou architecturaux, dessins et aquarelles, une centaine de milliers de fichiers numériques ;

– 8 000 estampages reflétant le travail réalisé dans le cadre de l’édition de corpus épigraphiques, l’une des missions historiques de l’école ;

  • 5 Voir les instruments de recherche en ligne dans le « Catalogue en ligne des archives et des manuscr (...)

– les archives scientifiques manuscrites, représentant 120 mètres linéaires, et elles-mêmes décomposées en plusieurs sous-ensembles5 : les séries géographiques, classées par grand site (Amathonte, Argos, Malia, Philippes, Thasos, etc.), région ou pays (travaux en dehors des grands chantiers de l’école), et comprenant correspondance scientifique, études thématiques, rapports, carnets de fouilles, etc. ; des fonds et papiers d’archéologues ; et des mémoires soumis depuis la seconde moitié du xixe siècle par les membres scientifiques de l’école à l’Académie des inscriptions et belles-lettres (Aibl). À Rome, bien que leur volume soit moins important, les archives scientifiques sont en tout point semblables à celles de l’Efa et leur organisation répond à la même logique :

– une importante collection de documents photographiques composée de 86 000 négatifs noir et blanc et de 24 000 diapositives, auxquels s’ajoutent 270 Go de fichiers numériques ;

– une planothèque conservant plus de 3 000 documents graphiques (environ 12 mètres linéaires) ;

– près de 30 mètres linéaires d’archives scientifiques manuscrites, constituées comme à Athènes de correspondances, de carnets, relatifs aux grands chantiers de fouilles de l’école (Bolsena, Mégara Hyblaea, Musarna, Ostie, etc.).

  • 6 Voir les instruments de recherche en ligne sur le site de l’Efa : http://
    www.efa.gr/index.php/fr/re (...)
  • 7 Voir l’instrument de recherche en ligne sur le site des An : http://www.siv.archives-nationales.cul (...)

Les archives dites administratives reflètent quant à elles l’activité de tous les services des écoles (direction, directions des études, services « support », services « soutien »). Elles sont constituées de dossiers de pilotage des établissements, de rapports d’activité, de correspondances, de dossiers de suivi des membres, des chercheurs-résidents et des boursiers, ou encore des dossiers d’organisation des manifestations scientifiques et des publications. Leur contenu est souvent à cheval entre le scientifique et la gestion administrative, et plusieurs acteurs peuvent y intervenir. On y trouve également les documents produits par les fonctions « support », comme les dossiers des personnels administratifs, métro-politains ou locaux, la comptabilité, des dossiers de gestion des terrains et des constructions. À Rome, l’ensemble de ces archives, qui représente actuellement 170 mètres linéaires, n’a commencé à être véritablement classé qu'à partir du recrutement d'un archiviste professionnel en 2015, aidé par la suite par un stagiaire en archivistique qui a contribué à la résorption de l’arriéré. À Athènes, en revanche, si les archives administratives dites «  historiques » produites par la direction, la direction des études et les services d’appui à la recherche6 ont fait l’objet de premiers traitements dès 2002, les documents produits par les services administratifs, financiers et comptables (près de 110 mètres linéaires) ont été laissés en quasi-déshérence jusqu’en 2013. Seule exception, un versement effectué en 1997 aux Archives nationales (An) ayant pour objectif de désengorger l’Efa7.

Une fonction « archives » unifiée tardivement

4L’intérêt pour les archives administratives et la prise en compte de la fonction « archives » comme un ensemble unique centralisé sont relativement récents au sein des deux écoles, à la différence d’autres établissements (Les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche 2013). À Athènes, jusqu’en septembre 2013, la fonction a en effet été éclatée entre plusieurs entités de l’institution : photothèque-planothèque (direction des études) pour les documents figurés, bibliothèque pour les archives dites « manuscrites », membres épigraphistes pour les estampages. À Rome, il en est de même : les archives de fouilles ont relevé à partir de 1982 du service archéologique ; les mémoires produits par les membres scientifiques de l’Efr, de la bibliothèque. Dans les deux cas, les archives scientifiques ont longtemps été la chasse gardée des personnels scientifiques tandis que les archives administratives sont restées jusqu’à récemment à la charge des seuls services producteurs.

5La mise en place d’une fonction « archives » prenant en compte l’ensemble de la production archivistique, scientifique comme administrative, a suivi le même processus à l’Efr et à l’Efa. Elle relève dans les deux cas d’une décision directoriale et a été soutenue par la mission des archives du Menesr, sollicitée pour mener des missions d’étude, en mars 2011 à Rome (Oppermann 2011), en juin 2012 à Athènes (Oppermann 2012). Les recommandations faites lors de ces deux missions – « organiser une fonction archives courantes et intermédiaires et rationaliser la collecte auprès des services » et « professionnaliser la fonction », entre autres – ont rapidement été suivies d’effets dans les deux écoles. Les constats dressés, notamment sur les espaces de stockage (saturation, éclatement) et sur les conditions de conservation des archives, ont par ailleurs permis de dessiner les grandes lignes des projets des deux établissements en matière de politique d’archivage. Dès septembre 2013, l’Efa s’est en effet dotée de son propre « service des archives administratives et scientifiques ». Procédant au regroupement des ensembles en déshérence ou auparavant gérés par différents services, il est placé sous la responsabilité d’un archiviste professionnel, ingénieur d’études. Il compte aujourd’hui 5,5 équivalents temps plein travaillé (Etpt) et est structuré en trois cellules : archives manuscrites-estampages, photothèque-planothèque, atelier de numérisation. Il est chargé de collecter, classer, conserver, communiquer et valoriser les documents d’archives, quels que soient leur support et leur forme, produits par les services, les chercheurs et les missions financées en tout ou en partie par l’Efa. À l’École française de Rome, en octobre 2015, un chargé de mission archiviste/records manager, également diplômé en archivistique, a été recruté. Contractuel de droit local, il est rattaché au conservateur de la bibliothèque et a pour missions principales de mettre en place une gestion rationnelle et efficace des archives courantes et intermédiaires et de préparer les versements d’archives historiques de l’Efr aux Archives nationales.

  • 8 Code du patrimoine, partie législative, livre II, article L. 211-2 : « La conservation des archives (...)
  • 9 Cote EFA 2 ADM 1.

6La fonction « archives » ne prend certes pas la même forme dans les deux écoles qui s’orientent, pour la première (Efa) vers une éventuelle conservation sur place des archives historiques par convention, pour la seconde (Efr) vers leur versement aux Archives nationales. Elle a néanmoins pour point commun de remettre au cœur des préoccupations des deux écoles les archives administratives, dont la bonne gestion et la conservation répondent à des intérêts administratifs, juridiques, mais aussi historiques8. En effet, les deux écoles sont soumises aux mêmes obligations que les autres établissements publics de droit français vis-à-vis de leurs tutelles (Menesr, Cour des comptes). En raison de leur implantation à l’étranger, elles ont cependant pour particularité d’avoir des obligations envers les instances des pays où elles sont implantées. À l’École française de Rome par exemple, les concessions de fouilles ne sont accordées qu’à la seule condition que soient reversés aux surintendances des biens archéologiques, à la fin de chaque campagne, tous les documents produits, qu’ils soient administratifs ou scientifiques, ainsi que le rapport de l’année précédente. Qui plus est, bien que peu consultées, les archives administratives témoignent, au même titre que les archives scientifiques, de la présence française à l’étranger depuis la seconde moitié du xixe siècle. À Athènes, les sources pour retracer la mise en place de l’Efa et des premiers voyages exploratoires menés par ses membres se trouvent dans les archives administratives9. Constitutives d’un même fonds, ces archives permettent donc de replacer la production scientifique des écoles françaises à l’étranger dans un contexte historique, géographique et politique plus large (axes stratégiques, contractualisation, relations avec les institutions locales, attribution ou non des autorisations de fouilles, etc.).

Des actions menées au plus près des producteurs d’archives administratives

7Les archives administratives sont un terrain resté largement vierge de toute expérimentation dans les deux écoles, malgré quelques actions ponctuelles menées avant 2013 en direction des services. Des tableaux de gestion des archives ont par exemple été établis à Rome en 1990, à Athènes en 2005 ; ils sont cependant demeurés confidentiels. Suite à la mise en place d’une fonction « archives » unique dans les deux écoles, les archivistes mènent désormais une réflexion d’ensemble sur la gestion, le traitement et la valorisation des fonds d’archives administratives comme scientifiques. De premiers outils ont ainsi été établis pour faciliter la gestion des archives administratives, en lien avec leurs producteurs. La taille réduite des structures (une cinquantaine de permanents à l’Efa ainsi qu’à l’Efr) facilite ce travail de proximité, notamment avec les personnels de droit local (connaissance de la législation du pays d’implantation).

  • 10 Voir les « Dossiers du mois » qui présentent des documents conservés par le service des archives, e (...)

8À l’Efr, des formations à la gestion des archives courantes et intermédiaires, à destination des personnels, ont été instaurées (« Comment classer un dossier », par exemple). Un nouveau tableau de gestion des archives de l’ensemble de l’École, élaboré dès 2015, a été approuvé par le conseil d’administration de l’établissement en 2016 puis signé par le service interministériel des Archives de France. Ce tableau aborde explicitement le cas des archives administratives, qu’elles soient de gestion des fouilles ou produites par les services administratifs, et leur donne une meilleure visibilité. Pour répondre aux impératifs de la législation italienne, le délai de versement au service des archives de l’Efr des archives de gestion des fouilles est par ailleurs fixé à un an après la fin des campagnes. Il en va de même pour les données primaires collectées sur le terrain : ce délai, qui rend indissociables archives scientifiques et archives administratives, a aussi pour avantage de favoriser les versements d’ensembles complets. Le tableau de gestion des archives permet également de suivre le circuit des documents et de savoir qui, des archéologues ou des services administratifs, détient les originaux (documents comptables, par exemple). Enfin, la fonction « archives » étant désormais instituée pleinement à l’Efr, un calendrier de classement a été mis en place pour résorber les arriérés et pouvoir procéder de manière périodique à des versements aux Archives nationales où les archives historiques seront consultables à terme. Le sous-fonds de la direction des études antiques a ainsi été traité. Celui des membres est en cours de traitement. Illustrant parfaitement l’imbrication entre archives administratives et scientifiques, il contient des documents relatifs ou produits par les membres, de leur entrée à l’École jusqu’aux relations entretenues avec l’établissement après leur sortie. L’Efa, quant à elle, envisage également d’élaborer une charte définissant les responsabilités de chacun, administratif comme scientifique, en matière d’archivage. Des guides pratiques pour la gestion des archives administratives ont d’ores et déjà été réalisés ; ils concernent aussi bien la gestion des archives « papier » que bureautiques et courriels, et leur diffusion s’accompagnera de formations. En lien avec les services producteurs, des outils adaptés à la gestion de certains types de dossiers ou à des fonctions spécifiques, de création récente notamment, ont été développés : gestion des dossiers individuels des personnels métropolitains, projet de cadre de classement des archives courantes du nouveau service administratif (2013), tableau de gestion de la fonction « communication » créée en 2013. Enfin, la collecte des archives administratives a été reprise et de nouvelles procédures de versement et d’élimination ont été mises en place, conformément à la réglementation française. Comme à l’Efr, les archives administratives ont été intégrées dans le programme annuel de résorption des arriérés et les travaux de classement sont désormais adossés à un travail de sensibilisation auprès de services dont les archives sont traitées (service des publications, par exemple). La mise en ligne progressive des instruments de recherche des archives administratives et leur intégration dans le projet de déploiement d’une nouvelle application de gestion des archives contribuent aussi à leur plus grande visibilité, en interne comme en externe. Le nombre de communications les concernant est en constante augmentation, notamment depuis le traitement intégral des dossiers relatifs au patrimoine immobilier de l’Efa (huit bâtiments à Athènes, dix-neuf sur les sites des missions permanentes de l’École). Enfin, les archives administratives sont désormais intégrées, au même titre que les archives scientifiques, dans les projets de valorisation10.

Conclusion

9Les fonctions « archives » sont de création récente, à l’Efa comme à l’Efr ; d’autres pistes restent encore à explorer pour intégrer pleinement les archives administratives, notamment numériques, dans une gestion globale du patrimoine archivistique de ces deux établissements, et pour leur donner une large visibilité à la fois en leur sein, auprès de la communauté des chercheurs et dans le cadre inter-Efe. Bien que la situation soit contrastée au sein des écoles françaises à l’étranger, la politique commune du réseau, mené depuis 2015 par un comité des directeurs, ouvre des perspectives d’échanges sur la question des archives, quelles que soient leur nature et leur forme (journée thématique sur les archives à l’Efa en 2014, réflexions pour la mise en place d’un référentiel commun des archives Efa-Efr-Casa en 2015, etc.).

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Bibliographie

Direction des archives de France. 2002. Dictionnaire de terminologie archivistique.

Étienne R. (dir). 1996. Cent cinquantenaire, 1846-1996, École française d’Athènes. Bulletin de correspondance hellénique, 120-1 [www.persee.fr/doc/bch_0007-4217_1996_num_120_1_4585].

Gras M. 2010. À l’École de toute l’Italie : pour une histoire de l’École française de Rome. Rome, Collection de l’École française de Rome, 431.

Gras M. & Poncet O. (dir.). 2013. Construire l’institution. L’École française de Rome, 1873-1895. Rome, Publications de l’École française de Rome [http://books.openedition.org/efr/2616].

Les archives des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. 2013. La Gazette des archives, 231, Paris, Association des archivistes français.

Oppermann F. 2011. Rapport sur les archives de L’École française de Rome, Paris [http://www.efrome.it/fileadmin/res/Rapports_activites/EFR-rapport-archives.pdf].

Oppermann F. 2012. École française d’Athènes. Mission d’étude sur l’organisation de la fonction archives. Paris.

Pottet-De Boel C. & Mulliez D. 2007. « Archives de l’École française d’Athènes », Les Nouvelles de l’archéologie, 110 : 47-51 [http://nda.revues.org/196].

Radet G. 1901. L’histoire et l’œuvre de l’École française d’Athènes. Paris, A. Fontemoing.

Valenti C. 2006. L’École française d’Athènes. Paris, Belin.

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Notes

1 Décret n° 2011-164 du 10 février 2011 modifié relatif aux écoles françaises à l’étranger, art. 2 : « Elles mettent à la disposition des chercheurs leurs ressources documentaires. Elles favorisent l’accès aux autres sources et archives afférant à leurs aires d’influence ».

2 Code du patrimoine, art. L211-4 : « Les archives publiques sont : a) Les documents qui procèdent de l’activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l’État, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d’une telle mission (…) ».

3 « Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif ».

4 Voir la base « Archimage » [http://archimage.efa.gr/accueil] qui propose une sélection de plus de 5 300 documents graphiques en accès libre.

5 Voir les instruments de recherche en ligne dans le « Catalogue en ligne des archives et des manuscrits de l’Enseignement supérieur » : http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=FileId-360.

6 Voir les instruments de recherche en ligne sur le site de l’Efa : http://
www.efa.gr/index.php/fr/ressources-documentaires/les-archives/archives-manuscrites.

7 Voir l’instrument de recherche en ligne sur le site des An : http://www.siv.archives-nationales.culture.gouv.fr/siv/rechercheconsultation/consultation/ir/pdfIR.action?irId=FRAN_IR_019943.

8 Code du patrimoine, partie législative, livre II, article L. 211-2 : « La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

9 Cote EFA 2 ADM 1.

10 Voir les « Dossiers du mois » qui présentent des documents conservés par le service des archives, en lien notamment avec l’actualité de l’Efa : http://www.efa.gr/index.php/fr/ressources-documentaires/les-archives/les-dossiers-precedents.

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Pour citer cet article

Référence papier

Emmanuel Turquin et Anne Rohfritsch, « Regards croisés sur la gestion des archives administratives au sein des Écoles françaises d’Athènes et de Rome », Les nouvelles de l'archéologie, 145 | 2016, 9-12.

Référence électronique

Emmanuel Turquin et Anne Rohfritsch, « Regards croisés sur la gestion des archives administratives au sein des Écoles françaises d’Athènes et de Rome », Les nouvelles de l'archéologie [En ligne], 145 | 2016, mis en ligne le 24 janvier 2018, consulté le 17 juin 2019. URL : http://journals.openedition.org/nda/3796 ; DOI : 10.4000/nda.3796

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Auteurs

Emmanuel Turquin

Archiviste/records manager de l’École française de Rome.
emmanuel.turquin@efrome.it

Anne Rohfritsch

Responsable du service des archives de l’École française d’Athènes.
anne.rohfritsch@efa.gr

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