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Parutions

Oliver Gillian et Foscarini Fiorella (2020). Recordkeeping cultures

London. Facet Publishing
Siham Alaoui
Référence(s) :

Oliver Gillian et Foscarini Fiorella (2020). Recordkeeping cultures. London : Facet Publishing. ISBN : 978-1-78330-401-1. 68 € - 137 €

Texte intégral

1Dans un contexte marqué par des pressions socio-politico-institutionnelles, les organisations produisent de l’information sur plusieurs supports documentaires afin de rendre compte de leurs actions. La gestion documentaire se révèle ainsi une fonction vitale, puisqu’elle soutient les organisations dans leur devoir de reddition de comptes. Or, si la gestion documentaire se révèle une responsabilité partagée entre plusieurs acteurs organisationnels, dont les employés de première ligne, les gestionnaires et les décideurs, celle-ci n’est pas clairement explicitée dans la description des tâches respectives de ces acteurs. Qui plus est, cette gestion n’est pas systématiquement encadrée par des politiques et procédures homogènes. Si celles-ci existent, leur assimilation et mise en œuvre s’avèrent d’une grande disparité, vu qu’elles sont tributaires des compétences de l’acteur, de ses pratiques organisationnelles ainsi que des valeurs culturelles partagées sur le plan individuel et collectif. À partir de ces constats, Gillian Oliver et Fiorella Forscarini, professeures agrégées en sciences de l’information, respectivement à l’Université de Monash (Australie) et à l’Université de Toronto (Canada), s’efforcent, dans le présent ouvrage, de mettre en lumière les différents aspects culturels sous-tendant la gestion documentaire dans les organisations contemporaines. En partant surtout d’une perspective anglo-saxonne (nord-américaine et australienne), les auteures présentent les résultats d’un projet de recherche de grande envergure conduit entre 2015 et 2017 dans l’ambition de caractériser la gestion documentaire en étudiant les paramètres culturels mobilisés par les différents acteurs d’une organisation.

2Recordkeeping cultures, lequel est une version mise à jour d’un ouvrage de parution antérieure sous le titre « Records management and information culture : tackling the people’s problem » (2014), offre une exploration plus approfondie des aspects culturels sous-tendant la gestion documentaire, notamment dans les environnements du travail numériques et collaboratifs. En mobilisant le cadre conceptuel suggéré dans la première édition de cet ouvrage, soit l’« Information culture assessment Framework » (ICF), les auteures projettent un regard plus compréhensif sur les attitudes et les pratiques des gestionnaires, des employés et des décideurs à l’égard de la gestion documentaire. Il est plus précisément question d’expliquer comment les différents niveaux du modèle de la culture d’information se manifestent au travers des comportements des acteurs organisationnels. Il s’agit aussi de proposer des techniques d’évaluation, d’audit et de mesure de la qualité de la gestion documentaire, nommément en lien avec les recommandations énoncées dans les cadres normatifs et les référentiels reconnus tels que l’ISO 15489 – Information et documentation : systèmes de gestion des documents d’activité, le Designing information and recordkeeping systems (DIRKS) ainsi que les principes de l’Association of records managers and administrators (ARMA).

3L’ouvrage comprend sept parties : chaque partie se subdivise en plusieurs chapitres décrivant une facette en lien avec la culture informationnelle. La première partie propose une mise en contexte du sujet à l’étude, notamment en l’inscrivant dans la foulée des enjeux info-communicationnels liés à l’instantanéité de l’information et à la multiplication des canaux de diffusion de celle-ci. Oliver et Foscarini amorcent ensuite leur réflexion par des discussions conceptuelles en lien avec la culture informationnelle. Elles rappellent les grandes lignes du débat actuel sur les différences entre les concepts d’information et de document d’activité (records). La consignation, ce processus qui distingue le document de l’information, s’inscrit dans la foulée des préoccupations liées à la transparence. Ensuite, le concept de la culture informationnelle est exposé : celui-ci se définit comme étant l’ensemble des valeurs, des croyances et des principes partagés entre les acteurs organisationnels, et ce, en lien avec la création, la gestion, la diffusion et l’usage de l’information. Dans l’ambition d’étudier cette culture dans les organisations visées par leur projet, les auteures exposent les modèles et théories sur lesquels elles se sont basées pour bâtir leur modèle d’évaluation de la culture informationnelle. Il s’agit du (1) Records continuum qui met en lumière le caractère dynamique de la gestion de l’information et de la pluralité d’acteurs qui y sont impliqués, et des (2) modèles de maturité qui offrent la possibilité de mesurer quantitativement la qualité de la gestion documentaire. Les auteures postulent que le modèle d’évaluation de la culture organisationnelle (Information culture assessment Framework) vise à décrire, dans une perspective plutôt qualitative, les pratiques de gestion documentaire et les contextes l’influençant, plutôt que de les mesurer quantitativement par des indicateurs de performance appropriés. Ce cadre conceptuel, déjà exposé dans la version antérieure de cet ouvrage (Oliver et Foscarini, 2014), comprend trois niveaux : le niveau le plus inconscient, étant le niveau inférieur de la pyramide, représente les valeurs accordées aux documents d’activité ainsi que les préférences des acteurs organisationnels à l’égard de l’information. Ces valeurs se cristallisent en des schèmes interprétatifs et des vérités tenus pour acquis et qui ne sont, par conséquent, que très rarement remis en question. Le niveau intermédiaire, formant la compétence et la conscience des enjeux légaux entourant la gestion documentaire, comprend des aspects assujettis à des changements continus. Le niveau le plus haut de la pyramide, quant à lui, s’attache aux infrastructures technologiques et des différents éléments de la gouvernance de l’information. Il s’agit du niveau le plus visible, le plus conscient qui offre une vue d’ensemble de la culture informationnelle d’une organisation.

4La seconde partie comprend trois chapitres, s’attachant, respectivement, à la valeur accordée aux documents d’activité (chapitre 2), aux préférences des acteurs organisationnels à l’égard de l’information (chapitre 3) et à la caractérisation de l’infrastructure technologique régionale et nationale (chapitre 4). Les auteures abordent le niveau le plus inconscient du modèle de l’ICF, en soulignant que les croyances des acteurs organisationnels ainsi que l’importance qu’ils accordent à l’information façonnent la manière dont ils s’approprient l’information et mettent en œuvre les procédures de sa gestion. Cette partie est clôturée par des techniques d’évaluation des besoins des acteurs organisationnels en lien avec la gestion de l’information. Les auteures proposent, à partir de ces techniques, une série de questions à poser à ces acteurs afin de cerner leurs perceptions en lien avec les valeurs accordées aux documents d’activité.

5La troisième partie traite du niveau intermédiaire du modèle de l’ICF, soit (1) les compétences informationnelles et (2) les manifestations de la conscience organisationnelle à l’égard des exigences légales entourant la gestion documentaire. Ce niveau se situe entre l’aspect le plus visible et celui le plus invisible, ce qui laisse entendre qu’il s’adapte aux mutations sociales. À ce sujet, les auteures mettent en lumière les compétences informationnelles requises pour assurer une saine gestion documentaire. Ces dernières peuvent être ciblées, développées et intégrées par une stratégie de gestion de changement et prendre la forme d’un plan de développement des compétences, entre autres (chapitre 5). Dans le même ordre d’idées, le degré de conscience des enjeux légaux se traduit dans les comportements des acteurs impliqués dans la gestion documentaire, par exemple à travers les pratiques de préservation de l’information (ex. respect de la vie privée) (chapitre 6). La partie s’achève par une série de questions (entrevues et questionnaires) et des outils de mesure des compétences des acteurs ainsi que leur degré de conscience de ces derniers des enjeux légaux et normatifs en lien avec la gestion documentaire.

6Dans la quatrième partie, il est question des éléments les plus visibles de la culture organisationnelle (chapitre 7), à savoir les systèmes de gestion documentaire, l’architecture de l’information, les pratiques en lien avec la gestion de la sécurité de l’information et la préservation de l’information dans les espaces infonuagiques, les instruments et les politiques organisationnelles en lien avec la gestion documentaire. Il s’agit des éléments tangibles qui peuvent facilement être reconfigurés en fonction des besoins de l’organisation. La cinquième partie, teintée d’une touche humaniste, aborde le niveau méta de la culture informationnelle (chapitre 8), à savoir la langue parlée et le jargon « documentaire » utilisé entre les acteurs organisationnels. L’aspect de confiance envers l’information ainsi que les infrastructures technologiques mises à profit est aussi abordé comme facteur critique à considérer dans l’évaluation de la culture informationnelle. Ces éléments visibles peuvent être explorés grâce à une série de questions fermées (questionnaire) et ouvertes (guide d’entrevue) suggérées en fin de cette partie.

7Les parties 6 et 7 font figure d’un récapitulatif des résultats du projet de recherche conduit par les auteures. La partie 6, avec une prédominance méthodologique, expose des instruments pour évaluer la culture informationnelle, soit le protocole de collecte des données, le guide d’entrevue, le guide d’analyse des données, ainsi que les gabarits pour décrire les profils de l’information et les genres des documents. Ces outils ont été développés en collaboration avec le Conseil international des archives (chapitre 9). La partie 7 s’attache plus précisément à une mise en perspective des résultats de la recherche conduite par les auteures. L’emphase est surtout mise sur la nécessité de se doter des programmes de formation continue et d’éducation en matière des cultures informationnelle et numérique (chapitre 10). Enfin, la réflexion s’achève par un aperçu général sur l’évaluation de la culture informationnelle telle qu’elle a été explorée dans la présente édition de l’ouvrage.

8Le sujet de l’ouvrage s’inscrit dans le cadre du débat continu sur les aspects culturels caractérisant la gestion documentaire dans les organisations contemporaines. Comme le soulignent Oliver et Foscarini avec raison, toute organisation se dote d’une culture informationnelle, que celle-ci soit mature ou non. Qui plus est, quelle que soit la nature de cette culture, il est faux de tenir pour acquis que les valeurs composant celle-ci sont assimilées, incorporées et partagées systématiquement par l’ensemble des acteurs organisationnels. Toutefois, malgré la disparité des points de vue et des interprétations faites des mêmes schèmes culturels, certaines pratiques de gestion documentaire gagneraient à être harmonisées afin de favoriser la collaboration entre les divers experts de l’organisation. Plus encore, une culture de conscience des enjeux légaux et normatifs entourant la gestion documentaire gagnerait à être davantage renforcée. Cela place les archivistes et les gestionnaires des documents, ces acteurs qui sont les plus conscients de ces enjeux, comme des acteurs de changement qui sont amenés à promouvoir davantage les valeurs liées à une bonne gouvernance de l’information dans l’organisation. Ils jouent aussi un rôle d’accompagnateurs auprès des acteurs organisationnels et de mobilisateurs des paramètres culturels organisationnels afin de les orienter vers plus de conformité légale et normative.

9La réflexion des auteures, teintée surtout de la tradition anglo-saxonne en matière de gestion des documents d’activité, prend racine sur des assises théoriques développées dans la version antérieure du présent ouvrage, lequel s’intitule « Records management and information culture : tackling the people’s problem » (2014). Ce qui différencie la présente édition de celle de parution antérieure, c’est que cette version constitue une continuité des recherches et études de cas conduites par les deux auteures entre 2015 et 2017. C’est aussi le fruit des diverses rétroactions reçues de la part des participants aux ateliers ainsi que les membres des communautés de pratique sur le sujet. À cela s’ajoute la toute nouvelle partie sur les instruments qui permettent d’évaluer la maturité de l’organisation au regard des pratiques culturelles en lien avec la gestion documentaire (Information culture analysis toolkit). Ce kit a été développé pour les gestionnaires de documents ainsi que tous les membres de l’organisation, peu importe leur degré de conscience de l’importance de la gestion documentaire. Il permet de cerner leurs attentes ainsi que les aspects à améliorer pour enraciner une meilleure culture informationnelle.

10L’ouvrage est bien structuré et correspond, somme toute, à la structure retrouvée dans la version antérieure. On remarque aussi que les auteures ont pris le soin de décrire, pour chacune des facettes culturelles sous-tendant leur modèle conceptuel d’évaluation de la culture informationnelle, des instruments méthodologiques à cette fin, à savoir les questionnaires, les guides d’entrevues ainsi que les grilles d’analyse pour la documentation pertinente collectée. Le développement de ces outils rend bien compte du désir de la communauté archivistique, autant scientifique que professionnelle, de promouvoir l’importance de la gestion documentaire comme fonction organisationnelle vitale soutenant l’organisation dans son devoir d’imputabilité et de conformité, notamment dans un environnement de transformation numérique apportant son propre lot d’enjeux éthiques, légaux, managériaux et techniques. Ainsi, ce livre s’adresse aux chercheurs, aux étudiants et aux praticiens s’intéressant à l’étude des paramètres culturels entourant la gestion de l’information, notamment dans un contexte numérique tendant à redéfinir les modalités par lesquelles celle-ci est créée, traitée, diffusée, préservée et exploitée.

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Pour citer cet article

Référence électronique

Siham Alaoui, « Oliver Gillian et Foscarini Fiorella (2020). Recordkeeping cultures »Revue française des sciences de l’information et de la communication [En ligne], 22 | 2021, mis en ligne le 01 mai 2021, consulté le 01 août 2021. URL : http://journals.openedition.org/rfsic/11335 ; DOI : https://doi.org/10.4000/rfsic.11335

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Auteur

Siham Alaoui

Candidate au doctorat, auxiliaire d’enseignement et de recherche en archivistique, Université Laval, Québec, Canada

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